Przepisy ustawy o PIT w zakresie zwolnienia z opodatkowania diet i innych należności za czas podróży służbowej odwołują się do odrębnych przepisów wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Aktualnie problematykę należności za podróże służbowe regulują dwa rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r., jednakże od 1 marca 2013 r. mają one zostać zastąpione przez rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z uwagi na fakt, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inna należności, ale tylko do wysokości określonej przez te przepisy warto już teraz poznać najważniejsze zmiany, jakie mają wejść w życie w tej kwestii.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, iż w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu. W praktyce oznacza to, że właściwie wszystkie świadczenia otrzymane przez pracownika od pracodawcy mieszczą się w pojęciu przychodu ze stosunku pracy, który polega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Tym samym ustawodawca ograniczył zwolnienie z podatku diet i innych należności za czas podróży służbowej tylko do wysokości określonych w odrębnych przepisach. Do końca lutego 2013 r. są nimi przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., nr 236 poz. 1990) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r., nr 236 poz. 1991). Natomiast z dniem 1 marca 2013 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Ma ono zastąpić dotychczasowe rozporządzenia, co oznacza że organy podatkowe ustalając limit zwolnienia będą się teraz odwoływać do treści jego przepisów. Warto zatem przybliżyć najważniejsze zmiany, jakie wejdą w życie w tym zakresie.

W zakresie podróży krajowych niewątpliwie najważniejszą zmianą jest podwyższenie stawki diety o 7 zł tj. z 23 do 30 zł. Równie ważne jest określenie sposobu zmniejszenia należnej diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie nowymi regulacjami, kwota diety jest zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się przy tym, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety. Przepisy nowego rozporządzenia, regulujące prawo pracownika do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, jak i do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg są, w zasadzie, analogiczne jak dotychczasowe regulacje. Przy nowej stawce diety (30 zł), 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 6,00 zł. Natomiast za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł. Jednakże w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit 600 zł. W przypadku pracownika, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 zł.

W przypadku podróży poza granice Polski, zmieniona została wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw. Nowe wysokości diet limitów noclegowych zostały określone w załączniku do projektu, warto jednak wskazać, że np. w przypadku Stanów Zjednoczonych Ameryki (z wyłączeniem Nowego Yorku i Waszyngtonu, gdzie kwota diety i limitu na nocleg jest wyższa), kwota diety została podniesiona z 46 do 59 USD, natomiast kwota limitu na nocleg z 160 do 200 USD. Podwyższono również kwotę diety w przypadku podróży służbowej na terytorium Niemiec z 42 do 49 EURO, zwiększeniu uległa również kwota limitu za nocleg z 103 do 150 EURO. Ważną zmianą jest również wprowadzenie zapisu, że: „W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe”. Ma to na celu wyeliminowanie zgłaszanych dotychczas wątpliwości, dotyczących sytuacji, gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe).

Podsumowując warto wskazać, że przepisy nowego rozporządzenia określają takie same zasady rozliczania kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych. Bez zmian pozostał 14-dniowy termin na rozliczenie przez pracownika kosztów podróży służbowej oraz to, że pracownik do rozliczenia załącza dokumenty takie jak: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W przypadku natomiast wydatków, które nie mogą zostać stosowanie udokumentowane obecny zapis: „Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe (…)” przyjmie następujące brzmienie: „Jeżeli przedstawienia dokumentu nie jest możliwe (…)”. Oznacza to, że w sytuacjach nietypowych (takich jak np. zgubienie, zniszczenie, kradzież rachunków, biletów itp.) pracownik będzie składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik będzie mógł złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

 

Justyna Zając-Wysocka
Radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

    Więcej ...