Przesyłanie faktury e-mailem w formacie PDF jest dopuszczalne na gruncie VAT. Jakie to ma zalety i o czym pamiętać, decydując się na elektroniczny obrót fakturami?

Taki system fakturowania daje wymierne oszczędności podatnikom. Oprócz kosztów wysyłki i wydruku często fakturowanie elektroniczne ma pozytywny wpływ na cash flow – faktura od razu dociera do kontrahenta, co w praktyce skraca termin na otrzymanie zapłaty. Rozwiązanie takie jest nowoczesne i korzystne również dla środowiska naturalnego. Szacuje się, że fakturowanie papierowe to w skali kraju koszt kilku miliardów złotych rocznie.

Krajowe przepisy w zasadniczej części prawidłowo implementują dyrektywę VAT. Konieczne jest więc zachowanie kilku prostych zasad, których przestrzeganie zapewni zgodność z przepisami o VAT. Przede wszystkim należy pamiętać, że do fakturowania elektronicznego (a takim jest wysyłka faktury e-mailem) niezbędna jest zgoda nabywcy. Taką zgodę należy otrzymać jeszcze przed wystawieniem faktury, a oświadczenie, które ją wyraża, powinno być przechowywane. Drugim warunkiem jest zapewnienie integralności oraz autentyczności pochodzenia faktury. Autentycznością pochodzenia jest pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

Integralność oraz autentyczność można zapewnić za pomocą procedur biznesowych. Najprostszym rozwiązaniem jest ustalenie, że e-maile zawierające faktury elektroniczne będą wysyłane z konkretnych kont e-mail, które zabezpieczone są przed dostępem osób niepowołanych za pomocą hasła.

źródło: GP

    Więcej ...